Vorbereitung Vergabegespräch für Bauleistungen

Morgen ist es so weit: Das erste Vergabegespräch.

Ich bin hippelig. Mega. So, wie vor meinem ersten Gleitschirmflug.

Etwas Neues wagen – es gibt nicht’s Schöneres für mich.

Nun bin ich dabei mich vorzubereiten.

Du sollst meinen Plan erfahren.

Und später, wie’s gelaufen ist.

Die optimale Vorbereitung auf das Vergabegespräch

# 1 Unterlagen zusammenstellen

Must have:

  • ausgedrucktes Angebot
  • Ausführungsplanung

Nice to have:

  • 3 verschiedenfarbige Stifte für Notizen auf dem Angebot – Einer für Fragen – Einer für die Notizen im Termin – Einer für nachträgliche Anmerkungen
  • Klemmbrett für Mitschriften im Gelände
  • Smartphone für kurzfristige Absprachen, Foto’s oder Berechnungen (voller Akku, wenn’s kalt ist besser mit Powerbank)

# 2 Angebote checken

Die Angebote werden Vertragsbestandteil. Prüfe deshalb besser 2x.

  • Vergleiche die Endpreise! Sind alles Bruttopreise? Also inklusive Mehrwertsteuer?
  • Wurden Leistungen herausgestrichen?
  • Gibt es Alternativpositionen, um Kosten zu sparen?
  • Wann ist die Realisierung möglich, wenn innnerhalb einer Woche beauftragt wird?
  • Wie sind die Zahlungsbedingungen?
  • Gibt es Skonto und ist die Zahlung innerhalb der Skontofrist überhaupt möglich? Wenn Dein Architekt die Rechnung erstmal prüft, Du Sie dann anweisen musst und die Bank eine Bearbeitungszeit von weiteren 3 Werktagen hat, ist man schnell bei 9 Tagen. 8 Tage sind da zu knapp. 2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen sollte drin sein.
  • Schau Dir besonders sorgfältig die Positionen an, die sich in der Menge ändern können. Die Entsorgung des Aushubs zum Beispiel. Wie würde sich der Gesamtpreis ändern, wenn die Menge plötzlich variiert?
  • Vergleiche die einzelnen Positionspreise und markiere Ausreißer – Stelle den Baufirmen die Frage: Warum diese im Wettbewerbsvergleich so teuer sind? Sehen Sie ein Risiko? Gibt es eine praktikablere Lösung?

# 3 Strategie überlegen

Bei Verhandlungen geht’s um mehr als um Geld. Es geht um Macht, Dominanz, Kreativität, Einfühlungsvermögen, Flexibilität, Kompromissbereitschaft. Es ist ein Spiel.

Ich liebe dieses Spiel.

Das heißt aber nicht, dass ich Machtgeil bin. Ganz und gar nicht. Aber als IT Consultant habe ich 8 Jahre lang regelmäßig Budgets verhandelt. Und das hat mir am meisten Spaß gemacht. Mit der Zeit bekommt man ein Gefühl, was wichtig ist.

Diese Fragen stelle ich mir vor jeder Preisverhandlung:

  • Wer ist der Verhandlungspartner? Es ist halt ein Unterschied, ob man mit dem Geschäftsführer oder einem Angestellten spricht.
  • Wie geht es der Branche allgemein und wie geht es dem Unternehmen im Speziellen? Schau doch mal in den Jahresabschluß beim Bundesanzeiger.
  • Was sind die wirtschaftlichen Ziele des Verhandlungspartners? – Kapazitäten auslasten?  Wachsen? Einen neuen Markt erschließen?
  • Was passiert, wenn ich es übertreibe und der Vertragspartner abspringt? Das ist natürlich aus meiner Perspektive, aber auch aus der Perspektive des Verhandlungspartners relevant.
  • Wie effektiv werden Aufträge abgearbeitet? Also wie clever sind die Arbeitsprozesse organisiert?

Das war das Wichtigste!

Wenn Du mehr wissen willst, schreibt mir Deine Frage in den Kommentar!

# 4 Zieh’s durch!

Früher ein beliebter Fehler von mir:

Gute Strategien ausdenken und diese im Gespräch dann nochmal verbessern wollen.

Das geht in die Hose!

Noch besser:

Gute Strategie ausdenken, im Gespräch anwenden, schon das mündliche OK erhalten. Und dann mit einem Satz alles kaputtmachen.

So nicht!

Besser gleich so:

  • Bereite Dich gut auf das fachliche Thema vor,
  • Überleg Dir die Kernaussagen Deiner Argumentation,
  • Sei pünktlich,
  • Bleib locker,
  • Riskiere nur so viel, wie Du vertragen kannst,
  • Stelle im Zweifel so lange Fragen bis Du’s verstehst und
  • Wenn Du Dein Ziel erreicht hast, komme nicht mit neuen Punkten

So war’s bei mir

Das erste Mal. Gleich 2 Termine hintereinander.

Den ersten Bieter habe ich angefragt. Den zweiten der Architekt.

Mit dem ersten sind wir nicht so richtig warm geworden. Kurz ein paar Rahmenbedingungen geklärt und das war’s.

Er ist aber der Billigste, als wenn er es wüsste.

Der zweite war sympatischer. Wurde aber vom Architekten auch sanft dazu bewegt seine Position zu überdenken. Ich hatte den Eindruck, dass beide gut zusammen arbeiten. Der Bieter hatte in einigen Positionen einen Puffer eingebaut. Falls ungeliebte Arbeiten anfallen, wie Straßenreinigung. Die Fundamente der Holzterrasse sind vom Streifenfundament zu Punktfundamenten geschmolzen. Und damit natürlich auch der Preis.

Inzwischen hat er sein Angebot überarbeitet und der Angebotspreis ist 15% geringer. Zudem habe ich einen Nachlass angefragt, falls ich als Bauhelfer unterstütze. Maximal 30 Stunden / Woche könnte ich aufbringen. Mal schaun, was das bringt.

Ich wünsche Dir viel Spaß bei Deinem Vergabegespräch!

Eins noch: Vertraue auf Deinen Urteilssinn und Dein Bauchgefühl.

Kennst Du das, Du merkst, dass Du jemanden nicht 100% vertrauen solltest aber Du weißt nicht warum? Du hast ein Störgefühl. Krampfe nicht.

Lass den Billigsten ziehen, wenn Du Dir nicht sicher bist.

Immerhin ist der Preis auf dem Angebot noch lange nicht der Rechnungspreis.

Alles wird gut!

Dein Mario

Und jetzt? Hau mich aus den Socken!

Schreib mir Deine Erfahrungen von Vergabegesprächen!

Mai 2017|0 Kommentare

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